Các CEO luôn phải quản lý thời gian, những nguồn lực và hàng tá yêu cầu đa nhiệm trong khi tìm kiếm thời gian và không gian suy nghĩ để ra quyết định và chiến lược then chốt.
Ai
cũng hiểu rằng việc lãnh đạo một công ty là một trong những vai diễn
khó khăn nhất trên thế giới. Dù là vận hành một doanh nghiệp nhỏ hay tập
đoàn đa quốc gia, các CEO phải quản lý thời gian, những nguồn lực và
hàng tá yêu cầu đa nhiệm trong khi tìm kiếm thời gian và không gian suy
nghĩ để ra quyết định và chiến lược then chốt.
Điều
này đồng nghĩa với việc họ phải phát triển những hệ thống tinh vi và có
những mẹo để tối đa hóa năng suất làm việc của mình.
Sau đây là 6 bí kíp làm việc hiệu quả của các CEO được tạp chí Inc. tổng hợp:
Nghĩ giải lao sau mỗi 90 phút
Tony
Schwartz, chủ tịch hãng Energy Project cho rằng nên dành ra vài phút
giải lao sau mỗi 90 phút làm việc để tối đa hóa hiệu suất của bạn. Lý do
là gì? Cơ thể con người cũng như một cỗ máy năng lượng vận hành theo chu kỳ 90 phút suốt cả ngày. Khi
chúng ta làm việc gì đó trong hơn 1 tiếng rưỡi đồng hồ, một điều tự
nhiên xảy ra là mức độ tỉnh táo sẽ đi xuống và sự tập trung sẽ bị rời
khỏi bạn hoặc chúng ta sẽ cảm thấy buồn ngủ.
Một bí mật khá ngược đời nhằm ổn định mức độ hiệu suất tuyệt vời là sống như một người chạy nước rút. Áp
dụng điều này đồng nghĩa với việc hãy làm việc với sự tập trung cao độ
nhất vào buổi sáng, không quá 90 phút mỗi lần, sau đó dành ra 1 lần giải
lao.
Hãy để mắt bạn nghỉ ngơi, thay vì tìm kiếm một tách cà phê khác, hãy bước ra khỏi chỗ ngồi trong vài phút.
Tự tạo ra những khoảng thời gian không bị gián đoạn
Không
có gì khó chịu hơn là trong những thời điểm bạn cần hoàn thành nhanh
công việc trong một dự án lớn thì bị gián đoạn bởi một đồng nghiệp hay
sếp khi tiến tới gần bàn làm việc của bạn. Một nghiên cứu chỉ ra rằng,
cần tới 25 phút để trở lại lộ trình làm việc sau mỗi lần bị ngắt quãng.
Điều
này chính là lý do khiến Andrew Marsh, CEO hãng Fifth Column Games phát
triển một hệ thống giúp mọi người trong công ty của mình có thể làm
việc không bị gián đoán. Bằng việc đặt những “chiếc nón yên tĩnh” trên
bàn làm việc của họ, những nhân viên có một tín hiệu hữu hình từ đó nhắc
nhở mọi người rằng họ không nên bị làm việc trừ trường hợp khẩn cấp.
Andrew
Marsh cho biết: “Tôi sử dụng chiếc nón yên tĩnh khi toi đang làm việc
trong một dự án phức tạp mà cần sự tập trung. Được tập trung cao độ
không bị gián đoạn là công cụ hiệu quả có giá trị dành cho mọi người tai
Fifth Column Games”.
Vì vậy khi bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ căng thẳng, hãy sử dụng một hệ thống giúp thông báo với mọi người điều này. Từ đó sẽ dẫn dắt họ hình thành thói quen gửi email với những nhiệm vụ không khẩn cấp thay vì ra tận bàn làm việc của bạn.
Quản lý nguồn năng lượng, không chỉ với thời gian của bạn
Bạn
hiểu rằng điều quan trọng là sử dụng kho báu thời gian của mình một
cách khôn ngoan, nhưng nó còn thực sự hiệu quả hơn khi bạn cũng quản lý
cả nguồn năng lượng của mình. CEO tạp chí The Muse, Kathryn Minshew,
người vốn rất yêu thích tối ưu hóa ngày làm việc của cô bằng cách thực
hiện những nhiện vụ cần sự tập trung lớn nhất trong suốt thời gian đỉnh
cao của mình. Những giờ vàng này là lúc năng lượng của cô đạt mức cao
nhất. Những cuộc họp hay gặp gỡ được cô tránh khỏi những giờ này và
chuyển sang các giờ khác trong ngày.
Nếu
bạn là con người của buổi sáng, hãy làm những việc quan trọng trước, để
dành những việc vụn vặt, ít tư duy sau khi năng lượng của bạn đang yếu
dần. Nếu bạn không chắc mình làm việc tốt nhất thời điểm nào, hãy thử theo dõi 1 tuần làm việc của bạn để tìm ra quy luật.
Đừng trở thành nô lệ của email
Nhà
sáng lập hãng ThinkUp, Gina Trapani có thói quen ưa thích là chỉ kiểm
tra email vào một vài thời điểm nhất định trong ngày. Tại sao lại vậy?
Thay vì cảm thấy bạn phải phản hồi email sau vài phút xuất hiện trong
hộp thư đến, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc thiết lập một kế hoạch kiểm tra và trả lời email hiệu quả. Ví dụ, một lần vào buổi sáng và một vào cuối ngày.
Tuy
nhiên phương pháp này phụ thuộc vào vị trí công việc, sẽ không phù hợp
nếu sếp của bạn hay những đồng nghiệp thường muốn nhận được phản hồi một
cách nhanh chóng. Nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi không ít người ủng hộ
chiến lược làm việc hiệu quả này.
Tim Ferriss, tác giả cuốn sách The four hour work week,
cho rằng bạn nên gửi một email đến các đồng nghiệp của mình báo với họ
về lịch kiểm tra email của mình, giải thích lý do phía sau nhằm tăng
hiệu quả làm việc và đề nghị họ gọi trực tiếp bạn khi khẩn cấp. Bạn cũng
có thể thiết lập cơ chế trả lời tự động với thông điệp lúc nào bạn sẽ
lại kiểm tra mail và cách để tiếp cận bạn trong trường hợp khẩn cấp.
Giữ email ngắn và lịch sự
Các
CEO không có thời gian để đọc những email dài tựa tiểu thuyết hoặc viết
chúng. Andrew Torba, đồng sáng lập hãng Kuhcoon cho rằng, thậm chí ông
còn thỉnh thoảng viết những email chỉ 1 từ và đề xuất rằng nên giữ email
ngắn gọn súc tích, giống như giới hạn 140 từ của Twitter. “Hãy tự thách
thức mình để suy nghĩ nghiêm túc và hiệu quả khi kết nối thông qua
email hay bất kỳ một dạng giao tiếp nào khác.”
Bằng
cách giữa email ngắn và có trọng điểm, bạn không chỉ tiết kiệm thời
gian viết chúng mà còn tiết kiệm thời gian của động nghiệp trong việc
đọc nó. Nếu bạn thấy việc viết một email ngắn quá phức tạp,
hãy lên kế hoạch cho 1 cuộc gọi ngắn (5-10 phút) hiệu quả thay vì một
email dài tận 4 trang giấy.
Giao việc, giao việc và giao việc
Bạn
dễ dàng trở nên quá tải khi cảm thấy mình phải tự mình làm tất cả mọi
việc. Giao việc là một trong những cách thức tốt nhất để quản lý thời
gian của bạn. Hãy san sẻ dự án cho những thành viên khác trong đội ngũ
của bạn và để bạn tập trung vào phần mình thực hiện tốt nhất. Doanh nhân
Daniel Tan Kh cho rằng, không chỉ giao những nhiệm vụ, việc thực sự tin
tưởng rằng họ là những người chủ mới sẽ khiến họ có trách nhiệm trọn
vẹn trong việc hoàn thành chúng. Sự giao phó công việc là nhiên liệu quan trọng nhất của cỗ máy hiệu suất.
Giao
việc không có nghĩa rằng bỏ hoàn toàn nó khỏi công việc của bạn. Những
nếu bạn có quá nhiều thứ trên chiếc đĩa của mình, hãy giao một trong
những nhiệm vụ cho các thành viên khác trong đội để có thể cống hiến
nhiều sự tập trung cho việc đang hiệu quả nhất. Nếu bạn không có đồng
nghiệp, hãy tìm đến sự trợ giúp từ bên ngoài như một người làm việc tự
do.
******************************************
Để trở nên thông minh hơn không phải là điều dễ dàng xảy ra trong ngày một ngày hai. Thay vào đó, bạn phải xây dựng trí thông minh của mình hàng ngày thông qua những thói quen có chủ đích.
Sau đây là một số lời khuyên hữu ích dành cho câu hỏi “Tôi nên làm gì để trở nên thông minh hơn một chút qua mỗi ngày?” trên mạng trao đổi Quora.
1. Nghĩ ra 10 ý tưởng mỗi ngày
Hãy
nghĩ cách làm sao để giảm tình trạng cảm thấy túng thiếu, cách giải
quyết một vấn đề hàng ngày mà bạn mắc phải, ý tưởng về những bộ phim hấp
dẫn hay bất kỳ thứ gì. Đừng lo ngại rằng những ý tưởng sẽ thất bại,
miễn là bạn đang khiến đầu óc mình hoạt độc và rèn luyện khả năng tư duy
của mình. Thậm chí bạn có thể nghĩ tới ý tưởng to lớn hơ như khởi
nghiệp hay viết sách.
2. Đọc báo
Thói quen đọc báo sẽ giúp bạn trở nên nhận thức nhiều hơn về những điều quan trọng đang diễn ra khắp thế giới. Bạn sẽ học cách hình thành những ý kiến của riêng mình và kết nối những điểm tưởng chừng không có mối quan hệ với nhau.
3. Tập tư duy đối lập
Hãy nghĩ đến điều gì đó bạn vừa học được, tạo ra một ý kiến riêng biệt về nó mà chưa từng xuất hiện trong đầu bạn. Cố gắng tìm những bằng chứng bảo vệ quan điểm này và mở rộng ý tưởng rằng bằng chứng mới sẽ thay đổi ý kiến của bạn. Lặp lại nó hàng ngày, và bạn sẽ nhanh chóng có được những suy nghĩ sáng tạo tốt hơn so với trước.
Nếu
bạn cảm thấy khó khăn, thử đọc và đánh giá phần bình luận của các tờ
báo. Chúng sẽ giúp bạn hiểu cách người khác hình thành những tranh luận
và bày tỏ quan điểm của mình như thế nào.
4. Đọc một chương tiểu thuyết hoặc phi tiểu thuyết
Hãy đặt mục tiêu đọc 1 cuốn sách 1 tuần.
Bạn luôn luôn có thể tìm ra những khoảng thoài gian ngắn để đọc, có thể
trên đường đi làm hoặc trong lúc xếp hàng chờ. Trang Goodreads là cách
thức tuyệt vời để lưu trữ tất cả những thứ bạn đọc cũng như là nơi bạn
tìm được cộng đồng người yêu sách như mình.
Những
cuốn tiểu thuyết là nơi tuyệt vời để bạn hiểu về đặc điểm cũng như tiếp
cận được vấn đề dưới góc độ của người khác trong khi những cuốn sách
phi tiểu thuyết lại là nguồn cung cấp những nội dung, chủ đề mới từ
chính trị đến triết học.
5. Thay vì xem TV, hãy xem các video giáo dục
Đôi
khi, sẽ thú vị hơn nhiều khi theo dõi một chủ đề bạn yêu thích hơn so
với việc đọc về nó và bạn có thể học được nhiều điều từ kinh nghiệm của
những người khác.
Những nguồn video giáo dục bổ ích bạn có thể xem xét là Khan Academy, TED hoặc kênh Youtube SmarterEveryDay.
6. Lướt qua những nguồn kiến thức ưa thích
Hãy
tạo thói quen như lướt Facebook với các nguồn như Quora, Stack
Overflow, một vài blog đặc biệt hay bất kỳ nguồn nào khác thỏa mãn được
cơn đói kiến thức của bạn. Đây là thói quen vô cùng dễ dàng nhưng rất
hữu ích, điều bạn cần làm là theo dõi những chủ đề hấp dẫn, từ đó đặt ra
những câu hỏi của riêng mình.
7. Chia sẻ những điều bạn học được với người khác
Nếu
bạn tìm được ai đó tranh luận và phân tích những ý kiến cùng mình, bạn
có thể bổ sung thêm những kiến thức cũng như khía cạnh mới từ người
khác. Ngoài ra, khi bạn có thể diễn tả được những ý tưởng với người khác, điều đó có nghĩa là bạn đã nắm chắc nội dung vấn đề. Thậm chí, bạn không cần chia sẻ trực tiếp với người khác, nhiều người dùng các blog để viết ra những điều họ lĩnh hội được.
8. Lập
ra 2 danh sách: Những kỹ năng liên quan đến công việc bạn muốn học ngay
và danh sách những điều bạn muốn đạt được trong tương lai
Google
Docs là công cụ tiện lợi để theo dõi những điều bạn đã vạch ra. Với cả
hai, hãy quyết định điều gì bạn muốn học hỏi, từ đó tìm kiếm những nguồn
sẽ dạy bạn các kỹ năng này và thực hiện nó hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn
muốn học hỏi trong lĩnh vực khoa học máy tính, với danh sách đầu tiên
bạn có thể học được điều mới từ Python hoặc thử sử dụng MongoDB.
Với danh sách thứ 2, bạn có thể xem đây là những mục tiêu dài hạn như tìm hiểu sâu hơn về marketing hay kiến trúc. Hãy viết ra những bước nhỏ bạn cần để đạt được mục tiêu này bằng cách đọc, tham gia các lớp học hoặc gặp gỡ các chuyên gia.
9. Lập danh sách “Tôi đã làm”
Cuối
mỗi ngày, hãy viết ra những điều bạn đã hoàn thành. Điều này sẽ giúp
bạn cảm thấy tốt hơn về những điều bạn đạt được, đặc biệt nếu bạn đang
cảm thấy chán nản. Nó cũng sẽ giúp bạn thấy rõ mình làm việc hiệu quả ra
sao cũng như từ đó điều chỉnh lại danh sách việc cần làm vào ngày mai.
10. Viết ra những gì bạn học được
Bạn
có thể bắt đầu bằng một Blog hoặc ứng dụng như Inkpad để giúp cho việc
theo dõi những gì bạn học được. Đây không chỉ là cách thức tuyệt vời để
ghi lại tất cả những điều bạn đang làm, nó còn là nguồn động lực tốt duy
trì tinh thần trách nhiệm của bạn.
11. Kích thích trí não của bạn
Duy
trì rèn luyện tư duy hàng ngày là cách tuyệt vời để bộ não của bạn hoạt
động và giữ sức mạnh tinh thần của bạn. Một cách khác khá hay để suy
nghĩ là đưa ra những quyết định khó khăn hoặc thu nhận những thông tin
mới.
12. Học trực tuyến
Hãy
tham gia khóa học trực tuyến hữu ích của các trường đại học hay các tổ
chức đào tạo. Nhưng hãy đảm bảo bạn không tự làm mình quá tải, cam kết
bạn thực sự tập trung theo đuổi 1 hoặc 2 khóa học nào đó bạn cho rằng
hữu ích.
13. Giao lưu với những người thông minh hơn bạn
Hãy
dành nhiều thời gian với những người thông minh khi bạn có thể. Mỗi
ngày, bạn nên hẹn gặp cà phê hoặc đi dạo, trò chuyện với một người nào
đó truyền cảm hứng cho bạn.
Luôn luôn tỏ ra khiêm nhường và sẵn sàng học hỏi, không ai sẽ từ chối bạn. Hãy
hỏi càng nhiều câu hỏi càng tốt. Nếu bạn luôn luôn ở bên cạnh những
người giỏi giang hơn mình, bạn không còn lựa chọn nào khác là học hỏi.
14. Ghi lại những câu hỏi của bạn
Nếu
bạn nhìn thấy hoặc nghe thấy về một điều gì đó thú vị, đừng để nó trôi
qua. Hãy ghi nhớ, lưu lại những câu hỏi, thắc mắc của bạn, nuôi dưỡng
trí tò mò và tìm ra câu trả lời cho chúng.
15. Làm điều gì đó kinh khủng
Vượt qua khỏi vùng thoải mái, thỏa mãn luôn luôn làm chúng ta khôn ngoan hơn. Mỗi ngày, hãy tự đặt bản thân bạn xa hơn 1 chút. Thử
nói trước đám đông bằng cách tham gia lớp học ToastMasters, dẫn dẫn
buổi họp tình nguyện hay tiếp cận một người nào đó bạn thực sự ngưỡng mộ
bằng cách gửi thư tay hay email.
16. Khám phá những vùng đất mới
Nếu
bạn không thể du lịch thường xuyên, hãy khám phá những vùng đất mới
ngay tại nơi bạn sinh sống. Bạn sẽ gặp gỡ những con người khác nhau, học
được điều mới, hiểu thêm về thế giới. Việc này còn hiệu quả hơn là
việc bạn ngồi nhà và xem TV triền miên.
******************************************************************************
Sau đây là danh sách 19 trang web thực sự sẽ khiến bạn sử dụng thời gian trực tuyến của mình hiệu quả và thông mình hơn.
Bạn
có đang mệt mỏi với việc lãng phí thời gian vào việc xem những đoạn
video nhàm chán hay lăn chuột vô thức liên tục trên bảng tin Facebook?
Bạn muốn trở nên hiệu quả hơn trong lần lên mạng tiếp theo?
Sau đây là danh sách 19 trang web thực sự sẽ khiến bạn sử dụng thời gian trực tuyến của mình hiệu quả và thông minh hơn:
Digital Photography School: Hãy
đọc những bài viết tại mỏ vàng này để cải thiện kỹ năng chụp ảnh của
bạn. Chúng thực sự hữu ích thậm chí nếu bạn là tay mơ mới bắt đầu chụp
ảnh. Đây cũng một diễn đàn hay, nơi bạn có thể tìm được cộng động các
nhiếp ảnh gia khác để kết nối với họ.
Duolingo:
Hãy rèn luyện các kỹ năng ngoại ngữ của bạn với trang web thú vị này
với nhiều trò chơi gây nghiện. Đây thực sự là một nền tảng giáo dục đại
học chất lượng mà không mất đồng học phí nào. Nếu bạn đang tìm kiếm tài
liệu để học ngoại ngữ miễn phí hơn, bạn có thể thử vào BBC Languages.
Factsie:
Bạn có biết một con thằn lằn có thể bắn máu của mình thông qua tuyến
lệ? Hãy truy cập vào trang web này để tìm ra những sự thật thú vị, bất
thường về lịch sử, khoa học, cùng với các nguồn liên kết khác. Một trang
web thú vị khác mà bạn có thể tìm hiểu thêm là Today I Found Out.
Fast Company's 30-Second MBA:
Đây là nguồn dữ liệu các đoạn clip ngắn do các giám đốc điều hành thực
hiện. Bạn sẽ học được nhiều từ những lời khuyên kinh doanh, bài học cuộc
sống tuyệt vời và thực sự nhanh chóng.
Freerice:
Giúp bạn mở rộng vốn từ vựng nhanh chóng như việc bạn ăn khi đói. Đây
là cách tốt nhất để bạn tự cảm nhận về bản thân và học những từ vựng bạn
có thể sử dụng trong phần còn lại cuộc đời.
Gibbon:
Đây là nơi tổng hợp danh sách nguồn học tập. Người dùng thu thập các
bài viết, video giúp ích cho việc học mọi thứ từ chương trình iOS cho
đến những câu chuyện kể hiệu quả.
Instructables:
Thông qua những đoạn video hài hước, hướng dẫn đơn giản, bạn có thể học
làm bất cứ thứ gì từ bệ phóng bóng tennis đến pháo đài ngay sân sau
nhà. Bạn cũng có thể gửi những sáng tạo của bản thân và chia sẻ những
thứ bạn tạo ra với thế giới. Nếu bạn còn muốn học nhiều hơn nữa, hãy thử
ghé trang eHow, đây cũng là nguồn rộng rãi chia sẻ các kỹ năng, từ nấu ăn, trang trí, làm vườn, sửa chữa hay thậm chí là tiết kiệm.
Investopedia: Đây là nguồn thông tin mà bạn muốn tìm hiểu về thế giới đầu tư, thị trường và tài chính cá nhân.
Khan Academy :
Bạn không chỉ học được từ kho khổng lồ các chủ đề thông qua các video
hữu ích mà còn sẽ có cơ hội thực hành chúng, theo dõi thống kê quá trình
học của bạn. Đây là con đường tuyệt vời để bạn vun đắp sâu hơn những
nội dung kiến thức bạn đã học hoặc học hỏi thêm điều gì đó mới. Một số
trang web thú vị khác có thể kể đến như: Udacity, Coursera, AcademicEarth, Memrise, và edX.
Lifehacker:
Đây là trang web rất hữu ích, bạn sẽ tìm thấy những mẹo, thủ thuật và
tải về những nội dung để hoàn thành nhiều việc trong cuộc sống.
Lumosity:
Trang web này đào tạo bộ não của bạn với những trò chơi thiết kế thú
vị, khoa học. Bạn có thể xây dựng cho riêng mình chương trình đào tạo cá
nhân để cải thiện trí nhớ và khả năng tập trung cũng như theo dõi tiến
trình của mình.
Powersearching with Google:
Không phải ai cũng biết cách tìm kiếm Google hiệu quả. Hãy học cách tìm
kiếm bất cứ thứ gì bạn muốn bằng việc cải thiện kỹ năng tìm kiếm Google
của mình từ đây. Và bạn cũng có thể đọc thêm bài viết về 100 mẹo tìm kiếm Google .
Quora:
Hãy để những câu hỏi của bạn nhận được câu trả lời từ những người thông
minh hoặc đọc những câu hỏi của mọi người và trả lời giúp họ. Bạn có
thể học bất kỳ điều gì từ thủ thuật tăng hiệu quả làm việc đến danh sách
những thực phẩm tốt nhất mọi thời đại.
Recipe Puppy
: Nhập tất cả những nguyên liệu bạn có trong bếp và công cụ tìm kiếm
tuyệt vời này sẽ đem đến cho bạn danh sách tất cả những món ăn mà bạn có
thể tạo ra với những gì bạn có. Đây là một phương pháp thú vị để học
nấu ăn mà không cần mua hết tất cả mọi thứ trước khi bạn bắt tay vào.
Bạn có thể mở rộng thực đơn của mình tại trang AllRecipes.
Spreeder:
Đây là phần mềm đọc trực tuyến miễn phí giúp cải thiện tốc độ đọc hiểu
của bạn. Chỉ cần dán đoạn văn bạn muốn đọc vào, phần còn lại đã có
Spreeder xử lý giúp bạn.
StackOverflow:
Đây là trang web hỏi đáp dành cho các lập trình viên, về cơ bản nó sẽ
là người bạn tốt nhất đối với các coder. Những nguồn tuyệt vời khác để
học lập trình gồm Learn X in Y Minutes, Codeacademy, và W3Schools.
TED-Ed:
Đây là một sáng kiến mới được khởi xướng bởi TED với ý tưởng những bài
học giá trị từ chia sẻ. Trang web này khơi dậy sự tò mò với người học
toàn thế giới bằng cách tạo ra một thư viện các bài học, trao đổi của
các chuyên gia giáo dục, nhà biên kịch,… Bạn có thể tạo ra những bài học
của chính mình và gửi đến thế giới bằng cách bổ sung những câu hỏi, chủ
đề thảo luận và các nguồn tư liệu bổ sung khác như video từ YouTube.
Unplug The TV:
Trang web thú vị này gồm những đoạn video cung cấp thông tin cho bạn
thay vì xem TV. Những nội dung tại đây khá phong phú, bao gồm các chủ đề
như tìm hiểu về con đường tơ lụa,…
Vsauce:
Đây là một kênh YouTube cung cấp các sự thật thú vị tốt nhất internet,
nơi bạn sẽ nhận ra thế giới của chúng ta kỳ lạ đến thế nào. Chuyện gì sẽ
xảy ra nếu thế giới ngừng quay? Tại sao chúng ta lại cảm thấy buồn
chán? Hãy theo dõi các video và tìm ra đáp án cho những thắc mắc của
bạn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét